- Artykuł Partnerski
- Publikacja:
Jakie są różnice między prywatnym a profesjonalnym niszczeniem dokumentów?
Niszczenie dokumentów firmowych może odbywać się na dwa sposoby: prywatnie albo przed profesjonalistów świadczących usługi outsourcingowe. Choć na pozór cała procedura wygląda tak samo, w rzeczywistości różnice są naprawdę duże. Na czym dokładnie polegają?
Składowanie dokumentów do utylizacji
Przedsiębiorcy, którzy niszczą dokumenty we własnym zakresie, najczęściej przechowują je w szafach bądź archiwach. Ta metoda nie jest komfortowa, ponieważ przed utylizacją trzeba je dokładnie przejrzeć, aby przez przypadek w stosie nie znalazły się te, które jeszcze nie uległy przedawnieniu. Profesjonaliści stosują natomiast metodę bezpiecznych pojemników, o której więcej można się dowiedzieć tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-pojemnikow/. Dokumenty są transportowane, a następnie niszczone bez wyciągania z pojemnika, co zwiększa poziom bezpieczeństwa.
Specjalistyczny sprzęt
Firmy outsourcingowe, zajmujące się niszczeniem dokumentów, korzystają z profesjonalnych niszczarek przemysłowych. Tną one papier na drobne ścinki, których wymiary są zgodne z normami międzynarodowymi. Ponadto specjaliści zajmują się utylizacją nośników danych, o której więcej informacji dostępnych jest na stronie: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/szczecin/. Przedsiębiorcy nie dysponują natomiast odpowiednim sprzętem, posiłkując się niszczarkami biurowymi. Nie spełniają one standardów, dlatego niszczenie dokumentów przy ich pomocy nie może być uznane za bezpieczne. Nie posiadają również urządzeń, które mogłyby zdemagnetyzować nośniki danych. Mowa również o nośnikach cyfrowych, które szczegółowo zostały przedstawione tutaj: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/niszczenie-nosnikow-informacji/niszczenie-nosnikow-cyfrowych-cd-dvd-hdd/. Posiadanie odpowiedniego sprzętu jest kluczowe w procedurze prawidłowego niszczenia dokumentów.
Jasne, skonkretyzowane procedury
Przedsiębiorcy nie zawsze zdają sobie sprawę z tego, że niszczenie dokumentów jest procedurą, którą trzeba ubrać w pewne ramy. W efekcie, bez odpowiednich wytycznych, jest ona przeprowadzana bez zapewnienia odpowiedniej ochrony danych. Tymczasem w profesjonalnych firmach procedura wygląda zupełnie inaczej. Specjaliści wiedzą, jak postępować krok po kroku. Posiadają odpowiednie przeszkolenie, które zapewnia im wiedzę na najwyższym poziomie.
Na bieżąco ze zmianami
Niszczenie dokumentów firmowych musi odbywać się zgodnie z przepisami, dlatego ich znajomość jest niezbędna. Trzeba również śledzić zachodzące zmiany i choć nie są one częste, mogą w znaczny sposób oddziaływać na całą procedurę. Zmiany mogą dotyczyć:
wielkości ścinków,sposobu ochrony danych elektronicznych,terminów przechowywania poszczególnych rodzajów dokumentów,sposobu utylizacji ścinek/nośników danych.
Przedsiębiorcy natomiast nie zawsze śledzą zmiany w przepisach, przez co narażają się na odpowiedzialność.